Curso Justicia y Tecnología organizado por el Consejo General del Poder Judicial de España y la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) del 5 al 9 de Noviembre de 2012 en Montevideo, Uruguay.


Conclusiones

TALLER 1: EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO

  1. La utilización de expedientes digitales genera importantes ventajas, entre las que cabe destacar las siguientes:
  • mejora la productividad en los órganos judiciales, reduciendo los tiempos en la tramitación y de respuesta a la persoona usuaria;
  • facilita la optimización de los procesos, incorporando las mejores prácticas;
  • permite un manejo integral de todas la información de las causas judiciales desde información general hasta los escritos, demanda, resoluciones, sentencias, audio de las audiencias y videos de los juicios;
  • posibilita la localización expedita de los expedientes y las estadísticas reales en línea;
  • reduce los costes en lo relativo a la eliminación de papel y de suministros asociados como impresiones, fotocopias, tónner, que generan ahorros presupuestarios en las subpartidas correspondientes y se contribuye al medio ambiente;
  • facilita las notificaciones telemáticas y en línea;
  • optimiza y proporciona facilidades de consulta de las causas judiciales;
  • facilita la información en línea sobre el estado y trámite del expediente electrónico;
  • facilita la aplicación del principio de transparencia judicial;
  • permite el funcionamiento de la oficina virtual 24 horas al día los 7 días de la semana;
  • favorece la utilización de índices de gestión para realizar un control y seguimiento de la actividad de los despachos judiciales.
  1. Es necesario destacar la importancia de que la implantación del expediente electrónico cuente con un marco legislativo adecuado, que regule sus diferentes aspectos desde el inicio hasta su archivo, incluyendo también las cuestiones relativas a las notificaciones telemáticas y la forma de relación electrónica con otros organismos públicos.
  • Si la legislación lo permite, es importante contar con reglas que eviten a los usuarios negar que han recibido notificaciones; de esta manera, puede otorgarse eficacia jurídica a la recepción, sin exigir la toma de conocimiento por el destinatario. Se minimiza la dilación judicial.
  1. La experiencia demuestra la importancia de proceder a la implantación progresiva del expediente judicial electrónico, diseñando convenientemente sus etapas en distintas jurisdicciones y/o territorios, con plazos de ejecución razonables.
  • La problemática de implantación es distinta en los diferentes tamaños de los tribunales, lo que ha de ser tenido muy en cuenta a la hora de diseñar la estrategia de despliegue. En todo caso, en las etapas iniciales resulta conveniente comenzar las actuaciones en tribunales o lugares de menor tamaño.
  • La utilización de experiencias piloto también puede resultar de utilidad. En este caso, resulta de gran relevancia la correcta elección del tribunal o lugar piloto, para lo cual es importante atender a la voluntad y proactividad de los jueces, secretarios o actuarios y personal del mismo (predisposición y liderazgo). En este sentido, es importante gestionar bien las expectativas de las personas con mejor disposición.
  1. La entrada de documentos en el sistema judicial debe realizarse de manera preferentemente electrónica, reduciéndose la utilización de la digitalización tanto como sea posible.
  2. Los sistemas no son perfectos y no ofrecen la seguridad absoluta, pero mejoran la gestión en soporte papel. Los sistemas deben ir a lo general, no a lo particular.
  3. Se destaca la gran complejidad de la gestión del cambio. Acostumbrar a los usuarios internos es complicado. Las tecnologías deben ofrecer muchas facilidades.
  4. Los desarrollos informáticos deben estar orientados al expediente electrónico. Adaptar los sistemas antiguos es muy difícil.
  5. Cuando se utiliza un expediente electrónico es fundamental considerar la seguridad en sus diferentes aspectos: diagnóstico de seguridad, protección y usabilidad de la información, agilidad y seguridad en la utilización de la firma electrónica (personal, de equipo, CSV); y de seguridad en el propio documento electrónico, de tal manera que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación.
  6. El correcto dimensionamiento y funcionamiento de las vías y redes de comunicación resulta crítico para el funcionamiento del expediente electrónico.
  7. El Expediente Judicial Electrónico genera un gran volumen de información, que con el tiempo va creciendo de forma exponencial, por lo que:
  • Es necesario abordar la problemática ligada al archivo de este tipo de expedientes, buscando las soluciones tecnológicas, jurídicas y administrativas adecuadas.
  • En aquellos casos en los que resulte necesario de conformidad con la legislación nacional aplicable, se debe garantizar su durabilidad, autenticidad, sustentantibilidad y legibilidad en el tiempo.

TALLER 2: INTEROPERABILIDAD EN EL SISTEMA DE JUSTICIA

  1. Se constata que hay que avanzar en instrumentos que permitan establecer una interoperabilidad del sistema de justicia con el ciudadano, por sí mismo o través del profesional que lo representa y/o asiste, para lo cual hay que considerar la existencia de tres niveles distintos: información general sobre la organización y funcionamiento del sistema judicial; información sobre el concreto proceso en el que el ciudadano tiene interés; e interacción con el sistema de justicia en la tramitación del procedimiento, presentando escritos y recibiendo notificaciones y comunicaciones.
  • Resulta necesario contar con un marco normativo adecuado que regule estas distintas posibilidades de relación del ciudadano con el Poder Judicial a través de instrumentos electrónicos.
  • Esta relación puede realizarse a través de diferentes medios, que han de ser considerados y que pueden resultar complementarios: páginas web, servicios web, casilleros electrónicos, sms-mensajes de texto, correo electrónico, redes sociales...
  1. Especialmente en aquellos Estados de carácter federal o en los que la organización política contemple la existencia de Administraciones territoriales con competencias en materia de justicia, es necesario el desarrollo de elementos que permitan la interoperabilidad entre los distintos sistemas de información judiciales presentes dentro del mismo Estado y/o del mismo Poder Judicial.
  • Este tipo de interoperabilidad necesita esencialmente la concurrencia de dos elementos básicos: unas redes de comunicaciones adecuadas; y la definición de unos estándares comunes.
  • Asimismo es necesario avanzar en la interoperabilidad entre los sistemas judiciales de diferentes países, lo que resultará especialmente útil para la cooperación judicial internacional (exhortos o comisiones rogatorias internacionales).
  1. La interoperabilidad con los proveedores de información es fundamental para la gestión procesal. El sistema judicial constituye un universo complejo en el que conviven diferentes sistemas de información, que se integran en el mismo Poder Judicial o que han de relacionarse con él durante la tramitación de los procedimientos.
  • La implantación de un expediente judicial electrónico de carácter integral ha de aportar soluciones que permitan la relación telemática con todos estos sistemas de información.
  • Mientras se avanza hacia el expediente judicial electrónico integral, resulta recomendable acometer soluciones tecnológicas que permitan la interoperabilidad de los órganos judiciales con otras entidades públicas (otros Ministerios y organismos del Estado, Policía, Centros Penitenciarios....), o incluso privadas (por ejemplo entidades financieras para la ejecución de resoluciones judiciales). Estos elementos permiten soluciones de gran efecto y alta rentabilidad a corto/medio plazo, sin perjuicio de avanzar hacia el expediente judicial electrónico como objetivo final a largo plazo; estas soluciones han de estar orientadas hacia su integración en ese objetivo final.
  • Aunque concurren distintas posibilidades para lograr este tipo de interoperabilidad, que dependen del diferente grado de desarrollo tecnológico, se constata que la solución óptima consiste en la utilización de servicios web.
  • Este tipo de interoperabilidad necesita la definición de estándares semánticos (compatibilidad jurídica) y técnicos (comunicaciones). Sin estándares no es posible la interoperabilidad.
  • En toda planificación de proyectos informáticos es preciso considerar la interoperabilidad con los agentes internos y externos.
  • La seguridad es parte fundamental de la interoperabilidad.

TALLER 3: ESTRATEGIAS PARA LA IMPLANTACIÓN DE LAS TIC EN LA JUSTICIA

La aplicación de las TIC en la Administración de Justicia debería contar con una estrategia que tenga en cuenta los siguientes aspectos destacables:
  1. Definir el objetivo de nuestro proyecto. Por obvio que resulte, no siempre se tiene claro el objetivo de un proyecto. Es por ello que la primera premisa que debemos destacar es la definición clara de cuál es el eje vertebrador sobre el que se sustenta el proyecto de modernización y más importante aún, cual es su alcance.
  • Si planteamos procesos de modernización integrales debemos de hablar entonces de procesos de transformación global. Y ello nos lleva, de forma insalvable, a tratar no sólo los aspectos puramente TIC sino también los ámbitos de organización, de recursos humanos y de edificios judiciales.
  • Renovar los sistemas de información implementados y apostar por las nuevas tecnologías parece una actuación clara, pero es solo una pieza, clave si se quiere, pero una sola de las piezas de todo proceso de transformación que, en ningún caso, puede abordarse de forma aislada.
  • En los proyectos deben valorarse también criterios de productividad: reducción de tiempos, reducción de Costes, y aumento de la satisfacción del usuario mejorando el acceso a la justicia de los ciudadanos.
  1. Establecer la estrategia y el modelo de liderazgo. No basta con saber donde queremos llegar (el objetivo). Debemos establecer una estrategia clara e inamovible (que no quiere decir inflexible). Hay que establecer el QUÉ, COMO, CUANDO Y CUANTO. Y ello requiere trabajar en equipo con un liderazgo firme, profesional y ajeno a los cambios y presiones políticas.
  1. Metodología de trabajo. Diseñar la hoja de ruta de nuestro proyecto. Establecido el QUÉ, COMO, CUANDO Y CUANTO debemos de construir la metodología de trabajo que va a guiar nuestro proyecto y muy importante, materializarlo. En proyectos de largo recorrido, debe de quedar constancia escrita y documentada de todas las actuaciones que se prevean llevar a cabo.
  • Son importantes también los estudios preliminares, los trabajos de proximidad y de estudio de la situación real en la que nos encontramos.
  1. El consenso entre todos los operadores jurídicos. Pieza clave para el éxito del proyecto. Tener competencias para la definición y gestión de estrategias para la implantación de las TIC no garantiza, por sí solo, el éxito de esa implantación. Cuanto mayor es el proceso de transformación al que nos enfrentamos, mayor será el número de actores involucrados. No se trata de la implementación de las TIC en el ámbito de los usuarios centrales de los órganos judiciales, sino de la implementación de sistemas integrales que den cobertura a todos los que participan en el sector. Por tanto es imprescindible contar con el consenso, soporte y apoyo de los máximos órganos de gobierno de cada uno de estos actores.
  • A estos efectos se constata la utilidad de la constitución de comisiones para la implantación en las que participen los actores del sistema de justicia que resulten involucrados
  1. Modelo contractual. Debe de articularse de tal forma que bajo él, se garantice la sincronización de todas las actuaciones derivadas de los ámbitos del proyecto global. Los contratos de servicios deben de ser pocos, a largo plazo y fiscalizados en su ejecución, por la misma entidad que gestiona su adjudicación.
  2. Complejidad en la ejecución del proyecto. Debe de valorarse la tipología y la magnitud del cambio en los sistemas de información, así como la necesidad de afrontar la renovación sin afectar el normal funcionamiento de los órganos judiciales. Los escenarios que un gestor suele encontrar al inicio de su gestión nunca parten de cero y hay que revertir ese escenario teniendo en cuenta que los usuarios y destinatarios finales deben de seguir trabajando con normalidad.
  3. Financiación del proyecto. Resulta conveniente explorar otras vías de financiación que las utilizadas de forma habitual. La colaboración público privada emerge como una opción posible que debe de ser estudiada.
  • Otro posible sistema de financiación puede ser la colaboración entre administraciones del propio país, o entre países. La colegiación de esfuerzos es una buena opción pero es indispensable disponer entonces de un catálogo de servicios y aplicaciones de cada uno (mapa tecnológico o instrumento similar).
  1. Modelos formativos sostenibles y de calidad. Se destaca la importancia de la capacitación de los usuarios en los instrumentos tecnológicos que se vayan implantando. Hay que elegir cuidadosamente el modelo de capacitación, considerando especialmente la participación en la misma de los propios usuarios, incluyendo la metodología de la formación de formadores.
  2. Renovación tecnológica de equipos y puestos de trabajo. Cuantos más actores y usuarios estén afectados por nuestro proceso de transformación, mayores necesidades tecnológicas. El tránsito del mundo papel al mundo electrónico requiere de un esfuerzo inversor importante. Pero no basta con contar con los últimos modelos de PC's, de escáneres o de sistemas de grabación de vistas. Se trata de definir claramente los puestos de trabajo y sus funciones. A partir de ahí, determinaremos sus necesidades.
  • Resulta recomendable que en el proceso de implantación del expediente electrónico se realice con carácter previo un análisis de los procesos de trabajo con la finalidad de optimizar su funcionamiento. La aplicación de la tecnología obtiene unos mejores resultados cuando opera sobre procesos racionalizados y optimizados.
  1. La gestión del cambio. Toda implantación constituye un "proceso de transformación" y no sólo una "renovación TIC", por lo que resulta imprescindible gestionar el cambio para afrontar este tipo de procesos.
  • Frente al tradicional modelo organizativo de la Administración de Justicia, con una metodología de trabajo muy atomizada, es necesario cambiar este modelo en todos sus ámbitos. Y debemos de reconocer las frecuentes dificultades que concurren para aplicar metodologías de gestión del cambio y procesos de trabajo nuevos.
  1. Impulso por los más altos responsables. Cabe destacar la importancia de la concurrencia durante todo el proceso de implantación de una voluntad de impulso y sostenimiento por parte de los responsables máximos del Poder Judicial.

TALLER 4: TECNOLOGÍAS PARA LA CAPACITACIÓN Y PARA LA TRANSPARENCIA JUDICIAL

  1. Es necesario aprovechar al máximo las grandes potencialidades que las tecnologías aportan en materia de capacitación de jueces, entendida de una manera amplia de forma que englobe todas aquellas actividades e instrumentos puestos a su disposición para mejorar sus competencias y capacidades para un adecuado ejercicio de la función jurisdiccional. De esta forma, las TIC pueden aportar en dos ámbitos distintos:
  • En primer lugar, en la esfera del "E-Learning", bien usando el espacio virtual como único fundamento, o bien como complemento de otras actividades de naturaleza presencial.
  • En segundo lugar, en la esfera virtual, ofreciendo al propio Juez y demás funcionarios e integrantes del sistema de justicia instrumentos de información y de comunicación que les permitan mejorar la calidad del ejercicio de sus respectivas funciones.
  • Hay que destacar las grandes sinergias que concurren entre ambas esferas, que han de ser explotadas adecuadamente, estableciendo los elementos de coordinación que resulten oportunos entre los responsables de los dos ámbitos en cada país, señaladamente entre las escuelas judiciales u órganos similares y los centros de documentación judicial.
  1. La metodología e-learning aporta una mayor flexibilidad a las acciones formativas, convirtiéndose en un medio idóneo para posibilitar la participación en la formación de un mayor número de jueces, facilitando la conciliación con la vida familiar, reduciendo los costes derivados de la sustitución del participante y posibilitando una mejor adaptación a las necesidades de cada uno.
  • Sin embargo, han de establecerse mecanismos destinados a superar un posible aislamiento de la persona que participa en la actividad formativa a distancia: foros virtuales, boletines electrónicos y alertas, dossieres documentales en formato digital....
  • La experiencia demuestra que las fórmulas mixtas (capacitación virtual/capacitación presencial) ofrecen unos mejores resultados.
  • Por otra parte, la puesta en funcionamiento de una actividad de formación virtual tiene un elevado coste, que en cambio puede ser rentabilizado con sucesivas ediciones, lo que resulta importante en aquellas organizaciones que cuentan con una mayor estabilidad de su oferta formativa.
  1. En la esfera virtual, las TIC permiten poner a disposición del juez y demás funcionarios e integrantes del sector justicia fuentes de información e instrumentos de comunicación, que pueden convertirse en relevantes para la mejora de las condiciones de su autoformación.
  2. Resulta necesario establecer una estrategia común para el tratamiento electrónico de la información que se pone a disposición de los jueces para la mejora de sus competencias y capacidades; con los siguientes componentes: la organización y actualización de contenidos de la web, con una estrategia de portales; el mantenimiento del sistema de gestión documental del sistema web; así como el diseño de servicios y productos documentales de interés para los jueces y el personal judicial en tres ámbitos básicos: publicaciones, jurisprudencia y legislación.
  • En materia de publicaciones, resulta adecuado avanzar en la política de edición electrónica de la producción bibliográfica del Poder Judicial (libros, revistas, newsletter, alertas...), limitando de forma paralela la edición en soporte papel. Este proceso de extensión de las publicaciones electrónicas ha de sincronizarse con la efectiva puesta a disposición de los jueces de los elementos técnicos imprescindibles. Esta edición electrónica ha de permitir la consulta/difusión multimodal (web, tablets, smartphones, e-books...) en diferentes formatos (pdf, epub...)
  • Asimismo resulta recomendable avanzar en el tratamiento electrónico de la jurisprudencia, que ha de tener en cuenta dos momentos diferenciados: en primer lugar, la recopilación de resoluciones judiciales, que ha de atender a la forma de recopilación, a su tratamiento homogéneo y a la protección de los datos personales; y, en segundo término, el análisis de la jurisprudencia, en el que hay que atender a la aplicación de criterios normalizados, a la inclusión de una exposición de la cuestión planteada y un resumen de la resolución, a la clasificación conforme a TESAURO, y a la inclusión de vínculos con otras fuentes de jurisprudencia, legislación o publicaciones.
  • En el ámbito del tratamiento electrónico de la legislación, resulta relevante poner a disposición de los jueces un acceso electrónico a toda la normativa jurídica que sea de aplicación, garantizando su actualización, e insertando vínculos con jurisprudencia y publicaciones. Asimismo se debe avanzar en relación con las normas de ámbito internacional.
  1. Aprovechar las enormes posibilidades que ofrece Internet, especialmente en su dimensión Web 2.0 orientada a los usuarios y la compartición de información: Redes sociales (Facebook, Twitter....).
  • Asimismo, los organismos competentes del Poder Judicial han de estar abiertos a las potencialidades que vayan surgiendo de la evolución de la denominada Web 3.0 o semántica.
  1. Resulta recomendable establecer una estrategia para el diseño y gestión de las comunicaciones necesarias para la aplicación de las TIC en la capacitación judicial, a través del establecimiento de una plataforma adecuada o por otra forma que sea conveniente.
  2. Es necesario destacar la importancia de la utilización de materiales audiovisuales (audio, videos, podcasts...) para la capacitación judicial, con la grabación y difusión/streaming de actos judiciales, actividades formativas y otros eventos de interés para el Poder Judicial.
  3. Estas nuevas herramientas tecnológicas ofrecen también indudables ventajas para apoyar la dimensión internacional de la capacitación judicial, con actuaciones que se proyecten en todo el ámbito iberoamericano.
  4. La actuación de los órganos del sistema de justicia ha de estar inspirada por el principio de transparencia, que se concreta en el acceso del ciudadano a información relevante, de calidad, accesible y fiable sobre el funcionamiento del Poder Judicial, lo cual no solamente le permitirá formar una opinión válida en su participación en los asuntos públicos, sino también contribuirá a incrementar el control y la evaluación de la actuación de los responsables públicos.
  5. La información por sí misma no genera la transparencia necesaria, sino que es imprescindible una política pública que gestione la relación del Poder Judicial con la sociedad, generando espacios de relación e interlocución con los ciudadanos. Desde esta perspectiva, existen dos elementos esenciales del principio de transparencia:
  • El acceso a la información judicial, que cuenta con una dimensión jurisdiccional y con una dimensión administrativa del sistema de justicia.
  • Una política de comunicación, que se configura sobre los siguientes elementos: relación con los medios de comunicación, atención al ciudadano, educación y cultura sobre la justicia, comunicación interna e imagen institucional.
  1. Las tecnologías aportan elementos decisivos para construir una política de transparencia, cuya adecuada gestión permitirá avanzar considerablemente en el camino hacia mayores grados de transparencia, destacando a estos efectos los elementos web.
  2. El sistema estadístico, como elemento importante tanto para la transparencia como para el diseño y desarrollo de políticas públicas judiciales, cuenta con dos elementos clave que han de ser correctamente afrontados para la validez y utilidad de la información: en primer lugar, la adecuada construcción de indicadores (véanse a título de ejemplo los contenidos en el Plan Iberoamericano de Estadística Judicial); y, en segundo término, la utilización de instrumentos para garantizar la calidad del dato, abordando también su estandarización.
  • La centralización de datos estadísticos y de funcionamiento constituyen elementos esenciales para proporcionar información a la dirección, sin perjuicio de la multiplicidad de fuentes de información.
  • Asimismo hay que destacar la importancia del desarrollo de instrumentos destinados a la explotación y análisis de los datos.